Rasvereniging IJslandse Honden Club
Vastgesteld door het bestuur op 17 mei 2018
Dit document beschrijft het beleid van Rasvereniging IJslandse Honden Club met betrekking tot de beveiliging van persoonsgegevens. Als vereniging van liefhebbers van hondenras IJslandse Hond, houdt Rasvereniging IJslandse Honden Club een ledenadministratie bij waarin persoonsgegevens van de leden worden opgeslagen. Het gaat hierbij om namen, adressen, telefoonnummers en emailadressen van leden met daarbij financiële gegevens over ledenbijdragen. Tevens wordt door de IJslandse Honden Club informatie bijgehouden over de honden van de leden met daarbij persoonsgegevens van de eigenaren en/of fokkers van die honden. Al deze persoonsgegevens vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Rasvereniging IJslandse Honden Club zal waarborgen dat de vereniging aan de wettelijke verplichtingen van de AVG voldoet en daarmee de privacy van haar leden waarborgt.
Documentatieplicht
Onder de AVG heeft Rasvereniging IJslandse Honden Club een documentatieplicht. In dit document wordt beschreven welke persoonsgegevens in de ledenadministratie worden verwerkt, op welke grond en met welk doel. Tevens wordt beschreven hoe Rasvereniging IJslandse Honden Club deze persoonsgegevens heeft verkregen en wie er binnen Rasvereniging IJslandse Honden Club toegang heeft tot de ledenadministratie. Tenslotte wordt beschreven met welke derden deze gegevens worden gedeeld.
Ledenadministratie
Rasvereniging IJslandse Honden Club voert een ledenadministratie teneinde met de leden te kunnen communiceren, het ledenblad aan de leden te kunnen toesturen en de ledenbijdragen te kunnen innen.
De persoonsgegevens worden door de leden aan Rasvereniging IJslandse Honden Club ter beschikking gesteld voor dit doel. Bij de start van het lidmaatschap worden middels een inschrijfformulier de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres door het nieuwe lid aan de ledenadministratie verstrekt. Op dit inschrijfformulier staat vermeld waarvoor Rasvereniging IJslandse Honden Club deze persoonsgegevens gaat gebruiken en wordt het nieuwe lid expliciet gevraagd toestemming te geven voor dit gebruik. Op het formulier wordt ook vermeld dat Rasvereniging IJslandse Honden Club de gegevens niet voor andere doelen zal gebruiken zonder de eigenaar eerst om toestemming te vragen en dat leden te allen tijde contact kunnen opnemen met de ledenadministratie om hun persoonlijke gegevens aan te passen of te laten verwijderen.
De ledenadministratie wordt beheerd door de ledenadministrateur van Rasvereniging IJslandse Honden Club. De ledenadministrateur draagt zorg dat de data veilig en zorgvuldig wordt opgeslagen en dat er een back-up wordt gemaakt op regelmatige tijdstippen. De ledenadministrateur kan een actuele adressenlijst van de leden ter beschikking stellen aan de redactie voor het verzenden van het ledenblad of aan een medebestuurslid van Rasvereniging IJslandse Honden Club voor het communiceren met één of meer leden van de vereniging. Bij het delen van de ledenlijst met bevoegde personen wordt zorg gedragen voor een veilige verzending.
De adressenlijst van de leden wordt ook ter beschikking gesteld aan de Raad van Beheer (RvB) ten bate van de ledenafdracht aan de vereniging RvB, waar Rasvereniging IJslandse Honden Club lid van is.
De ledenadministratie bevat alleen gegevens van actuele leden. Leden waarvan het lidmaatschap is geëindigd worden uit de actuele lijst verwijderd. Hun persoonsgegevens worden binnen twee jaar na het jaar waarin van het lidmaatschap werd beëindigd geheel verwijderd uit de administratie of geanonimiseerd.
Bewustwording
Het bestuur van Rasvereniging IJslandse Honden Club doet er alles aan om de persoonlijke gegevens van de leden te beschermen en de privacy van de leden te waarborgen. Hiertoe heeft het bestuur zich op de hoogte gesteld van de vereisten in de wet en zal zich hierover regelmatig bijscholen.
Het bestuur informeert werkgroepleden (redactie, activiteiten etc.) die met de ledenlijst werken over dit beleid.
Het bestuur stelt de leden op de hoogte van haar beleid en van de rechten die leden hebben om hun persoonsgegevens te wijzigen of te laten verwijderen.
Het bestuur zorgt ervoor dat email alleen gestuurd wordt aan leden die hier toestemming voor gegeven hebben en dat e-mailadressen alleen onzichtbaar (in BCC) worden gebruikt ingeval een mailing naar meerdere ontvangers wordt gestuurd.
Voor het publiceren van fotomateriaal, waarop mensen herkenbaar in beeld worden gebracht, zal toestemming van de afgebeelde personen worden gevraagd.
Datalekken
Onder de AVG is er de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat Rasvereniging IJslandse Honden Club direct een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als er sprake is van een datalek dat leidt tot een aanmerkelijke kans op nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Dit zou aan de orde kunnen zijn wanneer het ledenbestand of een deel daarvan in onbevoegde handen is gekomen. Als er nadelige gevolgen voor de leden zijn te verwachten door het in verkeerde handen vallen van persoonsgegevens is Rasvereniging IJslandse Honden Club verplicht het datalek ook te melden aan de betrokken leden.
Als de gegevens voldoende beschermd zijn (b.v. versleuteld) zodat niet te achterhalen is om wiens gegevens het gaat dan hoeft dit niet aan de betrokkene te worden gemeld.
Er is sprake van een datalek als bij een beveiligingsincident persoonsgegevens verloren zijn gegaan, als er een aanzienlijke kans is dat ze verloren gaan of als we onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet redelijkerwijs kunnen uitsluiten. Bij een beveiligingsincident valt te denken aan: het kwijtraken van een USB-stick; diefstal van een laptop of telefoon; onbevoegde toegang tot computer of kast; een hacker in de computer van de ledenadministrateur; het doorgeven van de ledenlijst aan iemand die het niet had moeten ontvangen (bijvoorbeeld verkeerde e-mailadres gebruikt); het kwijtraken van wachtwoorden die toegang geven tot de ledenadministratie.
In geval van een datalek bij Rasvereniging IJslandse Honden Club moet degene die dit constateert het zo snel als mogelijk melden bij de penningmeester. De penningmeester zal beoordelen of er mogelijk een melding moet worden gemaakt en zal hierover met de voorzitter en liefst met het hele bestuur overleggen. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet binnen 72 uur worden gedaan door het bestuur van Rasvereniging IJslandse Honden Club. Dit kan digitaal via het meldloket van de AP.
Bewerkersovereenkomsten
Rasvereniging IJslandse Honden Club is verantwoordelijk voor haar ledenlijst, ook als deze aan derden ter beschikking wordt gesteld. Om deze verantwoordelijkheid te waarborgen zullen met alle derde partijen waar Rasvereniging IJslandse Honden Club mee samenwerkt bewerkersovereenkomsten worden afgesloten. De bewerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van het contract met de derde partij. Partijen waar Rasvereniging IJslandse Honden Club persoonsgegevens mee uitwisselt zijn: “Editoo”, die het ledenblad drukt en verzendt, en de Raad van Beheer.